Срок хранения бухгалтерских документов
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 29), храниться бухгалтерские документы должны 5 лет по истечении отчетного года, а вот бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.
Но это правило действует не для всех бухгалтерских документов. Так как в зависимости от вида документа, законодательных актов, сроки хранения бухгалтерских документов могут, как продлеваться в большую сторону, так и уменьшаться.
Сроки хранения бухгалтерских и иных документов прописываются в Утвержденной в организации Номенклатуре дел. Причем архивное хранение бухгалтерских и налоговых документов, необходимых для расчета и уплаты налогов – это обязанность, а не право каждой организации и индивидуальных предпринимателей ( пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Для установления сроков хранения бухгалтерских документов преимущественно необходимо пользоваться Налоговым Кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов к Приказу № 558 от 25.08.2010 года, а также иными законодательными актами, устанавливающими сроки хранения документов.
Причем, необходимо учитывать – если в разных законодательных актах сроки хранения какого-либо бухгалтерского документа тоже разные, необходимо применять больший срок хранения.
Если Вы хотите хранить бухгалтерские документы дольше, чем прописано, можете определить срок хранения Приказом или распоряжением в своей организации.
В таблице указаны основные бухгалтерские документы и основные сроки их хранения.
|
Заголовок дела |
Срок хранения, номер статьи |
Примечание |
|
Положение о бухгалтерии организации |
Постоянно 3 года (1) После замены новыми Статья 55 б |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии |
Постоянно (1) Индивидуальные работников – 75 лет 3 года (2) После замены новыми Статья 77 б |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Приказы (распоряжения) и документы к ним |
Постоянно (1) Присланные для сведения - до минования надобности 75 лет (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет Статья 19 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) б) годовая |
Постоянно Статья 351 б |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) в) квартальная |
5 лет (1) При отсутствии годовых – пост. Статья 351 в |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) г) месячная |
1 год (2) При отсутствии годовых, квартальных – пост. Статья 351 г |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Бухгалтерская переписка |
5 лет Статья 359 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Договоры, соглашения, протоколы разногласий |
5 лет (2) После истечения срока действия договора, соглашения Статья 436 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Акты сверок с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
5 лет Статья 379 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) |
5 лет (1) При условии проведения проверки (ревизии) Статья 361 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Счета-фактуры |
4 года Статья 368 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 НК РФ пп.8 п.1 ст.23 |
|
Книги продаж и покупок |
4 года Статья 459 у |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 НК РФ пп.8 п.1 ст.23 |
|
Первичные бухгалтерские документы по учету основных средств и НЗС |
5 лет (3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) Статья 459 у |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Первичные учетные бухгалтерские документы |
5 лет (1) При условии проведения проверки (ревизии) Статья 362 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Инвентаризационные описи |
5 лет (1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л. При условии проведения проверки (ревизии) Статья 427 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов |
5 лет Статья 392, 382, 396, 394 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Документы (сводные расчетные, расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат |
5 лет (1) При отсутствии лицевых счетов - 75 лет Статья 412 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Листки нетрудоспособности |
5 лет Статья 896 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Табель учета рабочего времени |
5 лет Статья 586 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Табель учета рабочего времени (вредные условия труда) |
75 лет (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда Статья 586 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица |
75 лет Статья 905 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Реестры сведений о доходах физических лиц |
75 лет Статья 397 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Налоговые декларации (ведомости, расчеты) по страховым взносам годовые |
Постоянно Статья 390 |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 |
|
Налоговые декларации (ведомости, расчеты) по страховым взносам квартальные |
6 лет |
По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10 НК РФ пп.6 п.3.4. ст.23 |
Опубликовано 26.05.2017
Если вам понравилась статья — поделитесь!